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O mau uso do  e-mail  no ambiente de trabalho

O mau uso do  e-mail  no ambiente de trabalho

Acredite, estamos sendo analisados o tempo todo, e nos últimos anos, a comunicação via e-mail tomou outras formas. Isso implica em voltarmos nossa atenção para essa ferramenta, visto que e-mail é documento e o mau uso dele no ambiente de trabalho compromete sua carreira profissional, podendo trazer impactos para a empresa que você representa.

Os temas que permeiam minhas abordagens aqui são uma curadoria que faço por meio dos assuntos que discuto com meus amigos e pessoas que tenho confiança e, nesse sentido, procuro compreender qual é a dor da vez, e não obstante duas grandes amigas relataram que a comunicação via e-mail merece atenção.

Por conta das diferentes formas de comunicação que estão sendo criadas, determinadas ferramentas como no caso do e-mail acaba saindo do foco. Pensamos que já está tudo dito, que as regras de uso já são claras e até esquecemos de explicar para os novatos da empresa as  boas práticas na hora de enviar um e-mail no ambiente corporativo.
E nessa hora percebo algo recorrente, explicar o óbvio não é tarefa fácil, mas é muito necessária. Vale lembrar que as pessoas aplicam no ambiente de trabalho hábitos do cotidiano e isso tem refletido na forma de escrever, como por exempplo, o uso de expressões abreviadas que não fazem muito sentido para todo mundo.

Uma coisa é certa, independente da polarização da comunicação e até mesmo da quebra de alguns protocolos que antes eram mais cobrados, um e-mail fala muito sobre nós, revela a atenção que damos aos detalhes, o modo como nos apresentamos e mostra também nossa falta de empatia e visão sistêmica.

  • Arrisco dizer que boa parte das pessoas que faz essa leitura agora está cansada de receber uma cópia de e-mail com assunto que não lhe diz respeito. E passa boa parte do dia precisando deletar e esvaziar a caixa. Quem já perdeu um e-mail importante por esse ficar perdido em meio a tantos outros sem relevância. E por mais que exista as técnicas para que possamos nos livrar de spans e criar contatos favoritos, sempre caímos nessas armadilhas.
    Resolvi fazer uma pequena lista das boas práticas na hora de enviar um e-mail:Nunca envie um e-mail sem colocar o assunto, isso ajuda bastante a pessoa que recebe na hora de selecionar as prioridades e organizar o dia de trabalho, isto é, qual tratativa dará primeiro, qual irá demandar mais tempo e envolver mais pessoas.
  • E-mail não é um chat ou whatsapp, portanto, envie o assunto de uma vez, evite ficar enviando e-mails com assuntos quebrados, isso dispersa a atenção, gera ansiedade e afeta a compreensão da mensagem.
  • Lembre-se a comunicação escrita pode parecer dura, pois quando enviamos, estamos inseridos num contexto distinto de quem recebe, então cuidado com as palavras, preste bastante atenção nas expressões e dependendo da complexidade do assunto prefira marcar uma reunião.
  • O e-mail será lido e respondido na hora que for conveniente para quem recebe, não perceba a demora de uma resposta como algo pessoal, afinal não sabemos sobre a realidade do outro.
  • Tenha atenção na escrita. Escrever de modo correto, respeitar o português e as regras de pontuação são de suma importância, evite usar abreviações que normalmente estão inseridas nas conversas informais.
  • Preste muita atenção em quem está copiando na hora de enviar um e-mail, pense no tipo de exposição que um e-mail pode gerar para um colega de trabalho, e sempre que necessário, envie para mais de uma pessoa deixando as partes envolvidas conscientes por uma conversa ao vivo ou via telefone sobre o que será tratado no e-mail. Evite criar margem para fofocas no ambiente corporativo.
  • Nunca replique um e-mail sem a autorização prévia de quem o enviou!

Existem outras demandas que tratamos via e-mail , como e-mail marketing (comunicação mercadológica) e também quando tentamos nos autopromover e mostrar um trabalho que realizamos ou enviar um currículo. Irei abordar de forma mais explicativa nos próximos textos! Até lá.

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Tercia Duarte

Graduada em Hotelaria, especialista em Marketing e em Letramento Informacional é Professora Universitária nos Cursos de Publicidade, Administração, Hotelaria &Turismo. Possui um Blog de publicação semanal da Revista Ludovica sobre comportamento na era digital. Mãe do Fernando desde 2009.

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