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Reuniões: por que estamos fazendo errado?

Reuniões: por que estamos fazendo errado?

“Está marcada para às 15h00. É importante que todos os setores participem deste encontro: diretoria, gerência, administração, marketing, atendimento, etc., quanto mais envolvidos no processo, melhor! O objetivo dessa reunião é alinharmos o pensamento, estruturarmos uma estratégia e para que planejemos nossas ações para o próximo semestre. Obviamente, por se tratar de um fator importante para a caminhada da empresa, é imprescindível que todos estejam presentes, em seus lugares [de preferência, adiantados], alinhados, munidos de canetas e caderno de anotações e, principalmente, ideias. Ah, sim! Precisamos de ideias, pessoal. Não é novidade para ninguém aqui, por tantas outras reuniões já realizadas, observando a nossa posição atual no mercado e a concorrência, que as ideias serão cobradas, isso é o que justifica a presença de todos aqui.” É comum notarmos atitudes como essas antecedendo as temidas reuniões e por isso existe um certo receio já muito antes do início. A pressão interna se adianta nos corredores.

Bem, já são 15h00, os convocados já estão a postos, porém, o grande responsável [convocador] dessa reunião se atrasou um pouco e solicitou para que adiassem para às 16h00… No fim, o início oficial se deu lá pelas 17h30, não sabemos ao certo, pois começou meio que de súbito. E atraso, de certa forma, desestabiliza a equipe, mas a etiqueta [e subordinação] evita os envolvidos a comentarem a respeito. Deixando isso de lado, a “conversa” se inicia, a pauta do dia é exposta e, agora, começamos a convergir nossa concentração ao tema. Todos ansiosos para anotarem ideias que possam vir a ajudar, talvez a “eureca” salvadora da pátria! Entretanto, no decorrer da explanação, o foco se perde em meio a divagações desnecessárias do locutor ou de quem está lá só fisicamente, mas ainda mantém a cabeça no seu ofício que foi suspenso há horas em prol da reunião. Muitas pessoas responsáveis pelas suas respectivas áreas deixaram suas incumbências, talvez, nas mãos de outrem, tão responsável quanto, para ajudar a pensar numa solução para o tema (problema). Será que vale o sacrifício?

Será que são mesmo essas as pessoas certas ou mais indicadas para este encontro? Não parece. Entretanto, vale a pena retirar esse profissional operacional de sua atividade para colocá-lo em uma situação que poderia ser transmitida em outro momento, em síntese, por um orientador.

Fora isso, observações desnecessárias consideradas como uma forma de tirar o peso (lê-se chatice) dessas reuniões formais podem ser um tiro no pé, não orientando a lugar algum, desfocando, e, diversas vezes, não cumprindo a função desejada. Vemos casos de líderes que, na tentativa de conduzir as instruções aos participantes, falham em transmitir que a presente reunião deve ser algo de contribuição mútua, uma conversa ativa – brainstorm em alguns casos -, com ideias e sugestões baseadas nas visões pessoais e profissionais de cada um, conforme suas análises de dados e relatórios. Enfim. Infelizmente, isso nem sempre é assimilado de forma límpida, clara, por todos.

Um dos grandes problemas das reuniões é exatamente essa inibição, esse retraimento em abrir a boca e falar algo por passar na mente do ser que ele irá se expor e ser julgado por alguém , mal sabe ele que essa pessoa também se encontra na mesma posição, como numa contaminação organizacional. Bobagem! Unido a isso, estender o encontro além do horário programado, sem intervalos, desgasta e, como consequência, muita coisa fica para trás ou não é absorvida de forma aproveitável por todos, ficando o disse me disse e outras perturbações, o que levará a mais reunião numa [re]tentativa de alinhar o curso.

A questão é: nossas reuniões são administradas de maneira a catalisar a colaboração horizontal? Aparentemente essas reuniões, por mais que os diversos profissionais participem, ganharam a imagem de monstros algozes da criatividade, quando deveriam ser o contrário. A meu ver, elas [reuniões] não são tão prejudiciais, o que há de desconcertante, possivelmente, é o modo de condução da conversa, o fazer participar e querer participar. O erro pode aparecer já na forma de convidar os participantes, na maneira do tratar e de lhe dar com o próximo. Mostrar como as pessoas realmente são importantes pelo o que elas fazem e que elas não estariam ali se o que ela tem a dizer não fosse importante. É o “eu sou parte disso e confio que realmente posso ajudar”, pois todos, sem dúvidas, têm a contribuir no processo. É exatamente o que há de haver: conversa, diálogo, permuta de conhecimento, empatia, comunicação.

Afinal, estamos nos comunicando bem, colaboradores? Estamos, de fato, nos reunindo e saindo cheios de ideias, atitude e abraçando a causa? Ou, por outro lado, cheios de desânimo e frustrações se acumulando reunião atrás de reunião? Pode ser que necessitemos que nossas condutas profissionais e comportamentais sejam revistas. Que sejamos mais objetivos e concisos e que abstraiamos a informações das pessoas corretas, com as perguntas certas, de forma respeitosa e que estimule a cooperação recíproca [com um pouco de brainstorm, por favor], para que não façamos de uma reunião rica em diversidade intelectual e empírica para resolver um dos obstáculos para a solução desse problema.

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Marcos Holanda

Curioso. Inconstante. Inconformado. Seria interessante me conhecer um pouco mais pelos meus textos, eles representam parte de mim. Então, boa leitura!

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