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A gestão do ‘faz mais com menos’ – Como calcular índices para controle de custo e tempo em um projeto

A gestão do ‘faz mais com menos’ – Como calcular índices para controle de custo e tempo em um projeto

O trabalho do gerente de projetos não é apenas cumprir com o planejado.

Em projetos, o gerente competente é aquele que tem a capacidade para agregar valor. É a capacidade de aplicar técnicas nas atividades do projeto com a finalidade de aumentar o desempenho dos recursos disponíveis para alcançar os objetivos estipulados. Trata-se do conceito da efetividade para obter o certo. É necessário fazer o certo e da maneira certa, ou seja, ser eficaz e eficiente ao mesmo tempo.

O que estamos falando é que, no planejamento o gerenciador se esforça para otimizar e na execução para economizar os recursos. Isto quer dizer ir além do planejado. Pois, como se sabe, cumprir com as metas estipuladas é apenas obrigação de qualquer tipo de profissional. Ser empreendedor e proativo é fazer mais com menos.

Neste contexto é que surge a técnica da Gestão do Valor Agregado, que nada mais é do que um índice para auxiliar no monitoramento e controle de dois fatores cruciais em qualquer projeto: custos e tempo. Neste modelo de gestão o ideal é atingir um resultado superior a 1. Desta maneira comprova-se que realmente o gerente agregou valor ao projeto.

O cálculo destes índices é feito através das formulas do IDC – Índice de Desempenho dos Custos e do IDP – Índice de Desempenho dos Prazos. No primeiro, o valor agregado (VA) – tarefas realizadas até o momento, aquilo que você de fato agregou ao projeto no período, dividido pelo custo decorrido (CR – Custo Real) destas atividades. Desta maneira temos: IDC = VA/CR. O segundo índice é calculado através da fórmula: IDP = VA/VP. O valor agregado é o mesmo da questão anterior, e o VP que aparece agora é o Valor Planejado, como o próprio nome já diz, é o valor que foi planejado para se gastar neste mesmo período de tempo.

Para ilustrar este conceito que estamos trabalhando, nada melhor do que um exemplo. Suponhamos que uma atividade com duração estimada de 50 dias e orçamento estipulado em $1.000,00 foi iniciada 25 dias atrás. Gastou-se nela até o momento $650,00, mas uma inspeção no projeto constatou que 70% dos serviços estão realizados até o momento. Já dá para se ter uma ideia de como está o andamento deste projeto apenas ao analisar as informações passadas. Então pegue sua calculadora e vamos às contas:

prazos-dinheiro

A partir destes dados para o cálculo dos índices, podemos concluir que: $700,00 é o valor agregado, pois como cita o exemplo, à inspeção constatou 70% de conclusão do serviço. Ou seja, o gerente já alcançou 70% dos serviços necessários para entregar o projeto.

O custo real, o que de fato foi gasto para se atingir o valor agregado, é de $650,00 como informa o enunciado. Calculando 700 dividido por 650, temos aproximadamente 1,07. O indicador de custo indica que o gerente está dentro do orçamento previsto. Seu desempenho igual a 1 demonstra que ele vem respeitando o orçamento estipulado durante a execução.

Para o segundo cálculo já temos o valor agregado. Descobrimos na conta anterior que equivale a $700,00, afinal o gerente cumpriu 70% das atividades do projeto no período. O Valor Planejado é igual ao orçamento dividido pelo tempo de projeto. Neste exemplo o projeto tem duração de 50 dias, mas já está no vigésimo quinto dia de trabalho, ou seja, 50% do tempo total do projeto. Se o valor total do projeto é de $1.000,00, isto significa que na metade do tempo do projeto, você deve ter gasto metade do orçamento que é igual a $500,00. Para o cálculo do desempenho dos prazos, dividimos 750 por 500 e encontramos 1,5. Ou seja, ele está agregando um projeto e meio em relação aos prazos do cronograma.

Neste exemplo anterior, nosso gerente está dentro dos custos estipulados e ainda andou economizando minimamente. Já com relação aos prazos, está demonstrando uma super capacidade para distribuir, controlar e finalizar as atividades. Este é somente um exemplo fictício de projeto, talvez na realidade não seja tão fácil assim atingir estes indicadores. De qualquer forma, eu desejo que você descubra estar agregando muitíssimo valor aos seus projetos.

Aplique a gestão do faz mais com menos! E até a próxima.

 

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Augusto Talarico

As vezes você ganha, as vezes você aprende. O seu grande mestre deveria ser o seu último erro. Perfil: Estudante da Pós ADM- FGV e colunista no Ideia.

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