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Será que somos eficientes e/ou eficazes?

Será que somos eficientes e/ou eficazes?

Hoje compartilho com você um filme que assisti nos tempos de graduação chamado “O Gerente Desorganizado”, mas que serve muito ao nosso dia-a-dia, com intuito de administrar a rotina maluca de trabalho, estudos e lazer. Pode parecer básico, mas será que somos eficientes e/ou eficazes em nossa vida? Ofereço essa reflexão, pois sinto a dependência de muitos em conciliar aspectos triviais com os urgentes, da cobrança com motivos irrelevantes e a necessidade de poder acima de tudo seja no ambiente profissional e/ou pessoal, “viaje” comigo para dentro dessa estória!

O gerente desorganizado tenta resolver um problema básico da gerência – mostrar a diferença entre eficiência: fazer o trabalho direito e, eficácia: fazer a tarefa certa.

O filme conta a estória de Richard Lewis, um gerente de área esgotado, estafado, muito cansado, de uma fornecedora de mantimentos. Richard é um sujeito bem intencionado, mas sempre fica muito atrapalhado no seu relacionamento com seu chefe, com sua equipe de gerentes e com sua secretária, só porque ainda não aprendeu as duas lições básicas para ser um bom gerente – como organizar a si mesmo e os outros.

Parte 1 – “A maldição”

Nesta parte temos Richard fazendo tarefas que não precisaria fazer, desperdiçando o seu próprio tempo e o dos outros, até que sua pressão arterial sobe tanto que ele acaba tendo um ataque cardíaco. Somente quando chega aos portões do céu e encontra São Pedro, Richard percebe a confusão que anda causando. Os prazos que não consegue cumprir, as tarefas que não consegue terminar e prioridades que não consegue estabelecer. Ele vislumbra a realização através de flashbacks produzidos eletronicamente por São Pedro… pede perdão e uma nova chance. São Pedro então o manda de volta.

Observações:
– Richard não estava delegando e sim abdicando – não se pode delegar enquanto não organizar a si mesmo;
– Deixava que todos o interrompessem, desvia a sua atenção por irrelevância fazendo coisas que não são de sua conta, não sabe suas prioridades, perdendo tempo de todos além do dele.

Parte 2 – “A salvação”

Aqui temos Richard tentando pôr ordem em sua vida, sob a orientação de São Pedro. Com ele, Richard aprende como organizar a si mesmo e a dividir o seu tempo para poder tratar das prioridades e, ainda assim, ter tempo para as reuniões diárias, o trabalho do escritório e todos os problemas normais. Sob tutela de São Pedro, ele começa a compreender que a chave para tornar-se um gerente organizado está em:

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Pense que as tarefas positivas ativas são aquelas que nos ajudam a atingir os objetivos da sua função (ajuda a fazer mais negócios, trazer lucro). As tarefas reativas são todo aquele “lixo” que aparece na nossa mesa todos os dias e que temos que resolver de qualquer forma.

Richard começa a compreender que listas de verificação, agendas, mapas de controle, etc., podem ajudá-lo a tirar melhor proveito de seu tempo. Depois, São Pedro esclarece alguns pontos sobre delegação e após uma série de “pisadas de bola”, ele aprende como planejar e organizar, de modo que possa delegar tarefas administrativas sem abdicar. Ele aprende também, como é importante treinar e monitorar para garantir que as tarefas delegadas sejam desenvolvidas com sucesso.

Para usarmos o tempo adequadamente, temos que nos preparar atentamente. Antes de programar alguma tarefa devemos saber duas coisas a respeito, primeiro: quanto tempo iremos gastar nela? Isso depende da importância da tarefa, segundo: até quando ela deve estar concluída? Isso é determinado pela urgência da tarefa. “Importância” e “Urgência” não são a mesma coisa!

As tarefas mais importantes tem haver com um botton que Richard recebeu de São Pedro com os seguintes dizeres “PARA QUE ESTOU AQUI”. Após estabelecer suas prioridades, Richard programou seu tempo, determinou suas tarefas positivas ativas – o motivo dele estar como gerente – deixando tempo para as tarefas reativas, os problemas que aparecem todos os dias.

Então, quando fizermos a programação de nosso tempo, na agenda de anotações, preveja grandes espaços para as tarefas importantes. Provavelmente serão positivas e ativas. Deixe apenas espaço suficiente para as tarefas reativas que aparecem todos os dias na nossa mesa/rotina. Muitas delas são urgentes, mas triviais.

Observações:
– Organizar a si mesmo;
– Richard aprendeu a controlar o seu tempo adequadamente, fez uma lista de todas as coisas que tem a fazer;
– Eficiência é fazer o trabalho direito, eficácia é fazer o trabalho certo;
– Primeiro temos que abrir mão de algumas tarefas que você gosta de fazer. Segundo, temos que nos livrar do medo de perder o controle;
– Podemos delegar tarefas e autoridade, mas não podemos delegar responsabilidade;
– Não podemos delegar um novo trabalho sem um treinamento adequado;
– Duas coisas que não podemos esquecer: primeiro não vire as costas. Delegar é um processo contínuo de treinamento, segundo: precisamos vigiar o processo, controlar os pontos chave.

Parte 3 – “Intervenção divina”

Voltamos a encontrar Richard queixando-se da sua equipe. São Pedro volta a chamá-lo para discutir esse problema. Através de uma nova série de flashbacks ele percebe que sua equipe não é ruim, mas que a maneira com que ele a gerencia é que deixa a desejar. São Pedro aborda o tema das áreas de resultado-chave e a colocação de padrões mensuráveis para cada uma dessas áreas como acordar metas com cada um dos gerentes.

Observações:
– Tendo esboçado os objetivos e as áreas de resultado-chave para atingir tais objetivos, temos que estabelecer padrões para a equipe, para que eles saibam que resultados são considerados bons. A pessoa deve saber qual é um bom resultado, um excelente resultado e qual não é assim tão bom – transparência e comunicação;
– Richard aprende que padrões devem ser atingíveis: qualidade, quantidade, custo ou tempo;
– Não podemos esquecer que os padrões estão ligados ao serviço, portanto, comuns a todos, enquanto que as metas são individuais.

Vamos agora aos pontos chave deste processo:

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Espero que tenha gostado do assunto abordado e acrescente valor ao seu dia-a-dia, seja no ambiente profissional quanto no pessoal, determine o que é importante e urgente. Pense, temos 24 horas – ou 1.440 minutos – ou 86.400 segundos – ou 86.400.000 milissegundos em 1 dia, tudo depende como contamos. No trabalho passamos via de regra 8 horas, para preparar determinados alimentos precisamos de apenas de 3 minutos, eu consigo ficar apenas alguns segundos sem respirar, um piloto de F1 se classifica em primeiro lugar em milésimos de segundos em relação ao segundo colocado, tudo é relativo de acordo a nossa necessidade – vamos administrar melhor nosso tempo!

Um grande abraço e até a próxima!

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Eduardo Silva

Apaixonado pela vida e suas surpresas, adora uma boa conversa. Especialista em Planejamento Comercial, é palestrante em negociação e vendas.

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