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5W2H – Como a Qualidade pode auxiliar na elaboração de um briefing de comunicação?

5W2H – Como a Qualidade pode auxiliar na elaboração de um briefing de comunicação?

Comunicar. O que parece e deveria ser tarefa fácil, muitas vezes é uma das maiores barreiras para a transmissão de informação e conhecimento. Talvez comunicar não seja tão complicado, o difícil é comunicar bem e fazer com que a informação seja passada adiante de maneira intacta, chegando ao seu destino com as mesmas vírgulas e intenções de que saiu do seu ponto de partida.

O já conhecido briefing, ainda mais para os profissionais de comunicação, não pode ser tratado com banalidade e muito menos utilizado de maneira inadequada. Afinal, é através dele que a informação ganhará corpo e poderá ser transmitida e transformada em trabalhos bem feitos e, principalmente, coesos. O briefing é um dos documentos da comunicação de maior importância. É através dele que todas as informações e percepções sobre o assunto em pauta devem ser comunicadas.

Cada profissional escolhe a melhor maneira de elaborar os briefings para seus trabalhos, mas hoje irei exemplificar um ótimo meio para que esse processo não se perca no meio do caminho e que possa te ajudar a colher o máximo de dados para a construção do seu trabalho em questão. A metodologia 5w2h, muito aplicada na área da Qualidade pode ajudar no momento da elaboração do briefing, não nos deixando esquecer as informações básicas para a criação do trabalho.

Para começar a traçar o briefing levante as questões:

  • WHAT – O que será feito?
  • WHY – Por que será feito?
  • WHERE– Onde será feito?
  • WHEN – Quando será feito?
  • WHO – Para/Por quem será feito?
  • HOW – Como será feito?
  • HOW MUCH – Quanto custará fazer?

5w2hO que será feito?

Comece seu briefing por essa etapa e tenha clareza do que você pretende comunicar com isso.

Por que será feito?

Qual é a razão pela qual essa iniciativa será realizada? Quais são os objetivos e os interesses da área solicitante em realizar esse projeto? A ideia colabora de alguma forma para o atingimento das metas corporativas e crescimento do negócio?

Após identificar o que será feito, você poderá começar a pensar sobre os objetivos da ação e da empresa como um todo através do projeto trabalhado.

Onde será feito?

Existirá uma estrutura (presencial ou digital) adequada para a realização da ideia? Se for presencial, você já conhece o local pessoalmente? E se o tempo (clima) não colaborar, já pensou em um plano b?

O local de realização pode ser físico ou virtual. Independente de onde for é necessário saber se há condições mínimas para que a ideia saia do papel.

Quando será feito?

Há alguma data definida? A data tem algum significado em especial? Caso não haja data definida, existe alguma estimativa? Qual é o cronograma do projeto? Os prazos estipulados serão suficientes para realização de todas as etapas?

Esse é um ponto muito importante. A data e principalmente os prazos para a realização do trabalho são questões que podem ocasionar o sucesso ou fracasso da proposta. Certifique-se de que você possui tempo hábil para se planejar adequadamente, para produzir e para colocar a tarefa em prática.

Para/Por quem será feito?

Quais são os públicos envolvidos com a comunicação? Como foram escolhidos? Qual é o perfil de cada público? Quais áreas estão envolvidas no projeto?

Ter conhecimento do público e para quais grupos serão destinados a comunicação é fundamental para definir as diferentes recomendações e soluções e para que grupos serão direcionadas para apresentarem resultados eficazes.

Como será feito?

Como funcionará no dia? Alguém ou alguma empresa já fez algo parecido? Houve algum estudo de benchmark?

Esse é, geralmente, um dos pontos mais indefinidos do briefing. Se por um lado os responsáveis pelo projeto podem ter uma ideia do que esperar, por outro, podem limitar a criatividade. Coloque uma quantidade mínima de informações, mas deixe sempre espaço reservado para a inovação.

Quanto custará?

Qual é a estimativa de gastos para a realização da ideia? Houve planejamento de verba? Quais serão as fontes de renda?

Não se assuste com esse ponto, na maioria das vezes a verba disponível nunca parece ser a suficiente. Caso aconteça de realmente não ser suficiente e o orçamento estourar antes da realização, converse com os responsáveis e apresente as necessidades reais do projeto e proponha soluções para que essa etapa não seja um impeditivo da realização da ação.

É importante frisar que, a metodologia 5w2h pode ajudar na elaboração do briefing para a realização das ações de maneira mais próxima do objetivo do projeto, porém não basta apenas realizá-la e achar que é o suficiente. Além dessas etapas é preciso fazer uma leitura sobre a organização e quais são os pontos essenciais da empresa. Busque alinhar o projeto discutido com as estratégias da organização para que todo o trabalho não seja perdido ou então dissonante da essência e dos valores estipulados por ela. Seguindo essa linha, deixamos de fazer apenas o operacional e entramos na comunicação estratégica da marca.

Lembre-se que, um profissional da comunicação dever ser, antes de tudo, um questionador. Pensando por essa forma, não aceite tudo que lhe for solicitado antes de discutir e entender os reais motivos para que aconteça da forma imposta. Propor novos caminhos é sempre uma rica experiência.

Inspirado na apresentação de Renato Martinelli sobre briefing de comunicação.

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Mariana Melissa

Graduada em Marketing e Gestão de Recursos Humanos, é apaixonada pela arte da escrita e pelas relações pessoais. Já trabalhou com comunicação interna, redação e marketing. Atualmente é Gerente de Projetos na agência Target Mais e está a frente dos projetos internos do Ideia de Marketing atuando como gestora de pessoas e conteúdo. marianamelissa.s@gmail.com

4 comentários sobre “5W2H – Como a Qualidade pode auxiliar na elaboração de um briefing de comunicação?

  1. Gostei muito do conteúdo, porém atentem para a ortografia, pois a palavra “adiante” foi escrita de forma incorreta (a diante) no primeiro parágrafo. Até!

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  2. Acredito muito na proposta da gestão pela qualidade, em especial o modelo de melhoria contínua, que consiste na adaptação da organização às mudanças. Segundo o professor John Naisbit o futuro está embutido no presente, ou seja, com a utilização de uma boa ferramenta como esta: 5W2H podemos perfeitamente encaminhar os destinos das organizações para um futuro promissor. Parabéns aos Professores que estão utilizando esta metodologia.

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