Rostos desanimados em torno de uma mesa. Uma apresentação repleta de textos numa tela. Horas que se arrastam. Opa, você pode ter caído no meio de uma reunião de trabalho. A reputação delas anda tão ruim que já foi dito que a falta de resultados está ligado ao quão extensa a conversa é. Seria preciso que fossem maiores? Pelo contrário. E quem diz isso é Tim Cook, CEO da Apple. Para ele, quanto menos, melhor. Diversos assuntos poderiam ser resolvidos de modo bem mais fáceis.

Sabe quem compartilha da mesma opinião? Steve Jobs afirmou que os encontros sem hora pré-determinada e feitos presencialmente são os grandes responsáveis pelos “Uau!”’s compartilhados entre pessoas e desenvolvidos pelas empresas. Mais uma prova: as reuniões perderam seu prestígio e caíram na vala do lugar-comum. Não se sabe o que esperar quando se envia ou recebe um convite para uma. Será um alinhamento produtivo? Ou apenas um processo pré-estabelecido para aprovar algo?

Reuniões, em sua forma negativa, despertam reações como “ah não, mais um horário ocupado na agenda!”. O que deveria ser, no mundo ideal: “uma oportunidade de construir soluções e oportunidades, oba!”. Quem é o culpado? Não há uma única resposta, mas é possível analisar certos fatores. Culturas organizacionais burocráticas ou gestão centralizadora são apenas dois sintomas da má fama dos encontros internos ou com clientes. Basta imaginar quando para conseguir uma informação é necessário organizar quase uma mesa de debates.

Nunca é ruim quando a finalidade das interações é trazer evolução e estimular criações. Mas, pare e olhe a sua agenda. Você tem tempo para aplicar tudo o que estabelece nas reuniões? Será que não está sendo gasto demais com planejamentos iniciais e pouco com execução e otimização? Caso a situação tenha chego neste ponto e a sua produtividade esteja agonizando, cuidado! Os processos estão saindo do controle. As consequências podem ser drásticas: frustração, stress e ótimas ações – porém, que não saem do papel.

Como escapar de reuniões cansativas: dicas de especialista

Reuniões são necessárias e não precisam ser uma verdadeira tortura. Existe alguma maneira de fazer com que se tornem menos cansativas, mais motivadoras e objetivas? Em 2016, numa participação do evento Inbound, foi uma das questões que despertaram bastante interesse de diversas pessoas. Não por acaso, a palestra “Meetings Sucks”, de Cameron Herold, lotou a sala e fez muitas mãos se levantarem com dúvidas.

De 2016 para cá, os conselhos de Herold ainda são válidos e devem ser seguidos. Dessa forma, as famigeradas reuniões podem cumprir sua missão: estimular a participação e trazer soluções alinhadas. Quais são as dicas do especialista? Por incrível que pareça, são práticas tão simples que podem ser adotadas em qualquer instante. A seleção de insights pode ser aplicada agora mesmo:

  1. Prioridade e exclusão. Escolher nunca é fácil e, ao mesmo tempo, é sinônimo de deixar pontos de fora. Entretanto, pautas extensas tendem a gerar dispersão e dificilmente são superadas. Mantenha – poucos – tópicos objetivos. Recomendo, no máximo, três correlacionados.
  1. Pontualidade. Comece as reuniões exatamente no período marcado. Pode parecer óbvio, entretanto, na realidade nem sempre é assim. Se não estiver na sala, mesa ou café, preparado para começar e 5 minutos antes do prazo, sinto muito, mas está atrasado.
  1. Valorize o tempo de todos. Mantenha em mente o objetivo de terminar pelo menos 5 minutos antes do previsto. No entanto, não envie convites requisitando 30 minutos das pessoas se precisa apenas de 15. E, mais do que nunca, lembre-se de que sempre que as frases “desculpe, irei atrasar” ou “perdão, precisamos remarcar em cima da hora” são ditas, elas chegam carregadas de significados. Um deles é “desculpe, estou sendo egoísta e pensando apenas no meu tempo”.
  1. Lotação máxima. Você precisaria de mais de duas pizzas para alimentar todos os convidados da reunião? É sinal de que a lotação estourou. Quanto mais pessoas, maiores são os custos para a empresa. Vale questionar: “quem realmente precisa estar presente?”.
  1. O poder dos quietos. Os colaboradores mais introvertidos podem preferir se comunicar por outros meios. Que tal incentivar todos a escrever suas ideias e opiniões em post-its e colar na parede?

O potencial das reuniões internas

Na construção de um time colaborativo e pró-ativo, as reuniões não podem ser ignoradas, pois são importantes para estimular os processos. Apesar disso, esqueça definitivamente das dinâmicas tradicionais e sem objetivo. Se a intenção é unir para criar e otimizar, não irá adiantar construir atividades conceituais e que morrerão no momento em que cada um for para seu espaço ou mesa. Planeje dois dias em um ambiente fora do trabalho, quem sabe uma casa alugada numa praia ou no campo? A partir das interações espontâneas, como Steve Jobs acreditava, grandes ideias podem ser geradas, debatidas e se transformar em projetos de sucesso.

Para quem será seu processo convite de reunião? Com quem você quer conversar?

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Janine Costa

Especialista em Inbound Marketing, Planejamento Estratégico de Comunicação e Marketing Digital. Formada em Comunicação, pós-graduada em Marketing para Mídias Sociais e com experiência em agências e clientes de vários portes e segmentos. Também realiza Palestras e Workshops com foco em Inbound Marketing e Produção de Conteúdo Criativo.