Cada vez mais batalhamos por um local de trabalho com menos burocracia e mais conversa. Em um mundo onde estamos todos com pressa, falta tempo para o diálogo.

Nesse contexto, a prática das reuniões one-to-one (ou 1:1) cai muito bem. Trata-se de  um encontro periódico adotado por muitas empresas para facilitar a comunicação entre o líder e o integrante da equipe. No entanto, aplicar o one-to-one apenas por questões burocráticas pode ser um problema. Entenda nesse artigo se o one-to-one da sua empresa é aplicado de forma positiva ou se é um grande erro.

Quando o objetivo está errado

Você já parou para pensar em qual é o objetivo principal da reunião one-to-one?

É preciso muito cuidado para não cair em um método de gestão ultrapassado e utilizar esses encontros apenas para avaliar as pessoas. De acordo com Tomasz Tunguz, da RedPoint Ventures, as reuniões periódicas de one-to-one tem como foco auxiliar o desenvolvimento da equipe.

Além disso, é preciso muito cuidado ao divulgar que essa metodologia começará a ser aplicada na empresa. Todos estão muito acostumados a serem apenas criticados. Ao chamar alguém para uma conversa a dois, já vem o pensamento de “aí vem problema”. E falo isso porque vivi essa situação. Em uma empresa em que trabalhava, havia percebido um receio por esses encontros. Só depois me dei conta que não comuniquei da melhor maneira que iniciaria os one-to-ones. Resultado: em um belo dia, alguém da equipe falou: “Vamos lá para nossa DR (discutir relacionamento)”.

Pode ter sido uma pequena brincadeira, mas com certeza tem um fundo de verdade. Eu ofereço sempre abertura para meus liderados falarem. Isso me ajuda a ouvir coisas que nem sempre percebo no dia-a-dia. Assim, aprendi que nem todo mundo entende o propósito do one-to-one e que até o próprio nome pode assustar. Como orientação, o blog getlighthouse.com sugere enviar algum comunicado mais leve explicando melhor o propósito do one-to-one:

 “Olá,

Começarei a fazer um one-to-one com você e outros membros da equipe. O objetivo é saber mais sobre você, abrir uma espaço para conversarmos. Podemos falar sobre qualquer coisa que está incomodando você, seu desenvolvimento de carreira e outras coisas.

Para começar, teremos o primeiro na terça-feira, 20 de outubro, às 14h. Podemos então falar dessa vez por um tempo que você achar necessário e depois mantemos um regularidade dessas conversas.

Se você quiser saber mais sobre, esta postagem pode ajudá-lo: https://getlighthouse.com/blog/one-on-ones-employee-know/

Além de comunicar de forma mais simplificada e clara o objetivo do one-to-one, é preciso cuidado para não anunciar diretamente para todos em uma reunião geral, por exemplo. Existe a grande chance de surgirem dúvidas, inseguranças e ainda alguma pessoa acabar transmitindo seus receios e preconceitos para os demais. Pode parecer algo simples, mas é sempre importante um maior cuidado com a comunicação e na forma de implantar esse tema com as pessoas.

A crise do “Está tudo bem”

Veja se você se identifica com uma das frases abaixo:

  • “Saí mais feliz desse feedback”;
  • “Saí mais tranquilo do one-to-one” ou
  • “Não recebi nenhuma reclamação do meu comportamento perante à minha equipe”.

Se identificou com alguma dessas afirmações? Se sim, talvez seu one-to-one não seja tão efetivo. Dificilmente você vai sair de um encontro sem nenhuma saída importante ou algum problema para resolver. Seu problema pode ser ainda mais grave se dificilmente recebe feedback sobre seu comportamento ou sobre algo que possa melhorar na sua liderança. Você, como todo mundo, tem seus defeitos e desafios. Se não há críticas a seu respeito, sua equipe pode estar com problemas maiores do que você imagina e eles não sentem liberdade de se abrir com você.

O one-to-one é o momento ideal para uma conversa franca e, é claro, com respeito. Você e seu time precisam se sentir confortáveis o suficiente para falar. Se isso não acontece e você sai do encontro sem nenhuma observação, algo está errado. Mas o que fazer quando isso acontece?

Primeiro de tudo você precisa se planejar para essa conversa. De acordo com Tomasz Tunguz, recomenda-se uma técnica simples, mas que já fez diferença na vida de grandes líderes. A metodologia, criada por  Bill Campbell, é estruturada da seguinte forma: antes da reunião, líder e liderado devem listar pelo menos 5 tópicos principais que desejam conversar. Ao chegar no encontro, primeiramente avaliam se os pontos abordados são os mesmos. Essa é uma forma de visualizar se ambos estão visualizando as mesmas prioridades e urgência. Com algum planejamento é possível iniciar uma conversa mais aberta e captar mais informações.

Lembre-se: sair de uma reunião one-to-one sem problemas para resolver é um grande problema.

 Eu sempre acabo falando mais

Entendemos que a comunicação é um dos fatores mais importantes dentro de uma organização, mas esquecemos que comunicar não é apenas saber falar, mas sim, saber ouvir. Esse é um assunto que quase sempre é citado nos conteúdos de liderança que leio. E esse tema só é tão falado devido a sua complexidade de ser colocado em prática.

O one-to-one tem como objetivo também melhorar a comunicação entre o líder e a equipe de forma mais singular. Se nesses encontros você tem falado mais que o seu liderado, é sinal de que você está fazendo errado. Você está falando demais e perguntando de menos.

“Mas eu faço perguntas e a resposta é sempre “sim” ou “não”. A conversa não evolui!”

Fazer as perguntas certas nem sempre é fácil. Por isso, atente-se ao tipo de pergunta que você está fazendo. São perguntas abertas ou fechadas?

As perguntas abertas permitem que a pessoa faça reflexões e se abra com você. É comum encontrar pessoas que se conhecem pouco, logo, não sabem ao certo quais são seus problemas. O líder, nesse caso, precisa atuar com um mentor e ajudá-lo a descobrir quais são as suas dores.

Dica: leia o artigo “A arte de saber perguntar é para poucos” e entenda como suas perguntas podem ser mais abertas e gerar mais conversa com sua equipe.

Se ainda assim restarem dúvidas, aqui tem um artigo com centenas de perguntas que você pode fazer.

Agora não tem mais motivo para não fazer seu one-to-one dar certo. Permita que esses encontros promovam a proximidade entre você e a sua equipe. E na falta de perguntas, planeje, mas jamais cancele um one-to-one, se preciso, apenas adie.

Fontes:

https://resultadosdigitais.com.br/blog/one-on-one-o-que-e-como-aplicar/

http://www.pontomais.com.br/blog/reuniao-1-on-1/

http://www.qulture.rocks/blog/como-fazer-uma-one-on-one-e-por-que

http://www.ligiacoaching.com.br/artigo/como-fazer-reunioes-one-on-one-serem-produtivas

http://blog.andrefaria.com/reunioes-one-o-ones-conhecendo-o-time

https://exame.abril.com.br/revista-exame/avaliacao-tradicional-de-funcionarios-comeca-a-perder-espaco/#

http://tomtunguz.com/one-on-ones/

https://getlighthouse.com/blog/how-to-start-one-on-ones-your-teams/

https://getlighthouse.com/blog/never-cancel-one-on-ones-only-reason-to/

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Especialista em gestão de marketing com mais de 10 anos de experiência. Formada na área de Comunicação e com MBA em Marketing, experiência em Startups e em projetos de marketing internacionais, envolvendo países como Estados Unidos, México e Portugal.