O 5S é uma metodologia nascida como a base para a implantação da Qualidade Total, uma estratégia de administração idealizada por consultores americanos, como W. Edwards Deming. Devido à sua natureza focada em mobilizar, motivar e conscientizar todos os públicos de uma empresa, o 5S se popularizou e se tornou bastante difundido. No entanto, ainda há confusões sobre seus conceitos e, principalmente, sobre sua aplicação. Praticar o 5S vai além de organizar o ambiente de trabalho e reduzir desperdícios.

Por ser de origem japonesa, as palavras que compõem a metodologia, Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke e Seiketsu, possuem várias traduções, mas a que melhor descreve a metodologia e facilita a compreensão é o uso da palavra Senso, dando um sentido de 5 Sensos para o 5S. É mais fácil de assimilar “Senso de Utilização”, “Senso de Organização”, “Senso de Saúde”, “Senso de Disciplina” e “Senso de Higiene”, certo? O bacana de se usar o termo Senso é que flexibiliza para que o 5S possa ser usado em qualquer situação, independente se for em um escritório, uma linha de produção ou no varejo, por exemplo.

Seiri – o Senso da Utilização

Já dizia o urso Balu, “Necessário, somente o necessário… o extraordinário é demais!”, e ele não poderia estar mais certo, afinal o conceito de Seiri, ou o senso de utilização, ensina que trabalhar com excessos ou com a improvisação porque faltou recursos, é prejudicial à saúde do processo, e por consequência, da empresa. E isso se aplica qualquer tipo de recursos necessários à execução de uma atividade, afinal, ter um kanban escasso é tão nocivo quanto um profissional com carga de trabalho mal distribuída. O mesmo vale para o excesso, ou seja, muita coisa nas prateleiras esperando serem utilizadas na produção ou uma equipe muito grande para uma demanda muito baixa. A palavra-chave aqui é o equilíbrio!

Seiton – o Senso de Organização

Ser organizado não é um dom, mas um hábito que pode e deve ser desenvolvido! O conceito de Seiton está aqui justamente para ajudar a equipe a se organizar e tirar melhor proveito dos recursos para realizar uma atividade. Ter cada coisa no seu lugar, identificado para ter um acesso seguro e rápido, não é só praticidade, mas uma necessidade. A organização reduz o tempo de execução e diminui as chances de haver um retrabalho ou desperdícios.

Seiso – o Senso da Limpeza

Tudo bem, não era para ser necessário pedir para as pessoas não deixarem seu ambiente de trabalho sujo, mas infelizmente isso ainda acontece. É muito comum ver o pessoal esquecer alimentos na geladeira da seção, passando o prazo de validade e algumas vezes deixando um mau cheiro. Não é legal você deixar aquela fruta para comer no fim da tarde, ir na geladeira e receber aquele cheio ruim logo de cara. Ou sentar na mesa ao lado do colega que larga a casca de banana em cima da mesa esperando as mosquinhas. Aí entra o conceito Seiso, para dar aquela pegada forte no Senso de Limpeza da equipe. Um ambiente limpo torna o dia de trabalho mais agradável e mais saudável, claro.

Shitsuke – o Senso de Saúde

Enquanto o conceito Seiso cuida da higiene e da limpeza do local de trabalho, o conceito Shitsuke, o Senso da Saúde, zela pela saúde dos membros da equipe, pela segurança de todos. É importante que os outros conceitos do 5S sejam praticados da maneira certa para que o Senso da Saúde possa fazer o papel. Se a equipe trabalhar com um excesso de material em seu kanban, por exemplo, pode aumentar o risco de um acidente, dependendo do material estocado, da mesma forma que um grupo trabalhando de forma excessiva gera estresse e cansaço, provocando doenças ocupacionais. Um local de trabalho desorganizado aumentará o risco de acidentes. O mesmo podemos dizer em relação à ausência da limpeza, que além de causar acidentes pode trazer outros tipos de doenças, como contaminação pela ingestão de comida estragada ou contaminada. Daí a importância do desenvolvimento do Senso da Saúde.

Seiketsu – o Senso da Disciplina

Se tem uma coisa que os Mestres Jedis valorizam é a disciplina e, um líder também deseja isso avidamente! A disciplina irá sustentar os demais conceitos do 5S, fazendo com que a equipe pratique até que se torne um hábito natural. O conceito Seiketsu, o Senso da Disciplina, desenvolve a autodisciplina, buscando garantir que tanto as normas da empresa quanto as de segurança sejam cumpridas pelos funcionários. Trazer as pessoas para o lado certo da Força e torná-los verdadeiros Jedis corporativos é a verdadeira natureza do Seiketsu.

Ao contrário do que alguns profissionais pensam, o 5S é mais do que organizar mesas e geladeiras, é uma metodologia gerencial que tem o poder de transformar equipes tanto como profissionais como pessoas. Basta praticar da maneira certa.

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Marcelo Oliveira

Jornalista e entusiasta da Gestão do Conhecimento e Inovação. Focal Point de inovação na EMBRAER, coordenando atividades de captação de ideias e ministrando treinamentos de Inteligência Coletiva/Inovação Incremental e de introdução a ferramentas de captação de ideias, para fomentar a cultura de Inovação. Freelancer em comunicação e marketing na H2M Comunicação & Marketing. Acredita que a cultura da inovação abre portas, as quais podem mudar não só processos, produtos e serviços, mas principalmente a visão de mundo das pessoas!