Estamos nos aproximando do final da série de textos que trata a gestão de projetos em comunicação e, dessa vez, o tema aquisição exige além da quebra de alguns paradigmas, o despertar para determinadas nuances facilmente esquecidas pelos profissionais de comunicação. Mas antes de tudo falemos sobre o significado de aquisição.

Como nosso embasamento teórico é feito com base no Guia PMBOK, precisamos conceber então que o gerenciamento das aquisições do projeto traz os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Aquisição, correndo o risco de ser uma definição simplista é, portanto, toda ação direcionada para adquirir algo que falta no projeto, tanto no aspecto de produto como de pessoas para executar demandas.

Aqui se faz necessária a quebra do primeiro paradigma.  “Se quiser que algo seja bem feito faça você mesmo!”

Essa afirmação cria tanto em projetos de comunicação como em tantos outros a impressão que o profissional não pode delegar, e quando o foco é na prestação de serviço eis que aparece o ranço tão latente de outro paradigma, o de que toda terceirização é ruim.

E para que seja realizada uma gestão da aquisição sem vício, a percepção acerca dessas certezas irrefutáveis precisa ser alterada.

A terceirização em um projeto de comunicação é necessária e seu sucesso está pautado basicamente em dois pilares. O primeiro é o compromisso com os contratos de prestação de serviço, redigir e ler esses contratos são estritamente essenciais para diminuir falhas.

O segundo é o posicionamento comportamental que o gestor de projetos insere com a equipe. Isso é o que determina as relações de comprometimento do pessoal prestador de serviço. Gerar o sentimento de pertencimento ao projeto é papel do gestor, fomentar momentos de interação e conseguir passar a visão do todo devem ser compromissos constantes e naturais.

Os contratos então respaldam que as ações não são trocas de favores e as boas relações garantem que as eventuais trocas de favores não irão trazer impactos negativos para qualidade dos serviços.

Dessa forma, a escolha de profissionais precisa ser feita considerando desde critérios como cumprimento dos prazos, qualidade, custo e acima de tudo, seguir as especificidades do escopo do projeto. Estamos falando das famosas restrições que são inerentes a projetos de todo formato e grandeza.

Ainda de acordo com Guia de forma mais esquematizada, planejar o gerenciamento das aquisições é documentar as decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial.

Os processos então são:

Conduzir as aquisições: obter as respostas dos fornecedores, selecionar um fornecedor e redigir o contrato.

Controlar as aquisições: gerenciar as relações de aquisição monitorando o desempenho do contrato e realizando as mudanças e correções conforme necessário.

Encerrar as aquisições: finalizar todas as aquisições do projeto.

O conselho talvez romântico da escritora aqui é: fuja de empresas que usam jargões apoiados em:

“Só faço esse preço para você”

“Esse prazo pode comprometer a qualidade, mas farei o melhor possível”

“Com a qualidade que precisa levaria muito mais tempo para ficar pronto e o preço seria muito mais alto”

Passado esse cuidado com relação à postura do fornecedor, o gestor de projeto de comunicação precisa ter senso de uso de material e depreciação para que seja feita também a conta do que compensa comprar ou conseguir contratos de comodatos.

Ou ainda, que tipo de colaborador precisa fazer parte do quadro da empresa, por isso compensa os custos e riscos da CLT e qual será necessário apenas num determinado período de tempo. O chamado freelancer. Trataremos esse tema melhor no próximo texto gestão de pessoas. Até lá!

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Tercia Duarte

Graduada em Hotelaria, especialista em Marketing e em Letramento Informacional é Professora Universitária nos Cursos de Publicidade, Administração, Hotelaria &Turismo. Possui um Blog de publicação semanal da Revista Ludovica sobre comportamento na era digital. Mãe do Fernando desde 2009.

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