Em tempos gritados de crise econômica abordar o tema sobre custos é vital para os negócios independente do seguimento, mas aqui precisamos ter atenção para três aspectos fundamentais que direcionarão a presente discussão.

Primeiro: projetos de comunicação carregam em seu escopo o fator intangível da realidade que nos leva para o segundo aspecto. Este se refere à dificuldade dos profissionais da área em monetizar seu trabalho. E terceiro e último, o mercado tem variações bastante discrepantes na prática de preço quando o assunto é projetos de comunicação.

Ao que tange a precificação do trabalho (projeto) é necessário que seja feita pesquisa de mercado, avaliação pertinente da capacidade de execução do projeto para determinar os custos sem que precise adquirir mais material ou contratar pessoas depois de tudo acordado.

Quando a falha se apresenta logo nesse planejamento básico do gestor, não saber mensurar sua capacidade produtiva e da sua equipe, provavelmente o efeito em cadeia irá atingir e comprometer o projeto como um todo.

A primazia dessa capacidade está em elencar os tipos de custos inerentes a qualquer projeto:

Custos variáveis – Estes alteram de acordo com a demanda e ilustram o exemplo acima.

Custos fixos – Custos que se mantém independente da quantidade produzida ou volume de trabalho. São estes: aluguel, preparação; salários.

Custos diretos – Custos que são claramente identificáveis para um pacote de trabalho. (ex.: mão de obra, materiais, equipamento);

Um exemplo mais detalhado: Para realizar uma determinada ação de merchandising de uma semana será preciso comprar 10 roupas especificas para os promotores.

Custos indiretos (overhead) – Custos associados ao projeto, mas que não estão diretamente relacionados ao trabalho do projeto. (ex.: aluguel de instalações, impostos, licenças e permissões, custos administrativos de outros departamentos).

Feito isso, é hora de compreender que na gestão de projetos a regra é clara: quando há falha na gestão do tempo não existe escapatória para amenizar os custos.

Sabemos que tudo que é solicitado em cima da hora sai mais caro. Acredito que em algum momento da sua vida por algum deslize já tenha passado pela experiência de chegar num hotel sem reserva e precisar pagar o valor da tarifa de balcão. Agora, imagine um projeto que esquece suas “reservas” e seus custos passam a ser pautados com frequência na tarifa balcão.

Isso significa que são os fatores de sucesso e precisam sempre estar alinhados ao que foi planejado para que seja alcançado o objetivo. Pois como já bordado em outros textos dessa série, os custos, assim como escopo, tempo e qualidade são as restrições de um projeto.

Faça algo com pressa e verá o custo aumentar e a qualidade cair

E nesse ensejo vale lembrar quem são os profissionais envolvidos em projetos de comunicação. Ainda que soe generalizador, em sua maioria esses profissionais são excelentes em criar, mas pecam em gerir tempo e processos.

Nesse sentido, vamos à leitura acompanhada por um paralelo do que o Guia PMBOK diz acerca dos processos de gerenciamento de custos em projetos.

Planejar o Gerenciamento dos Custos – é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas, e controle dos custos do projeto. Políticas dizem respeito a como será feita a contratação de um determinado prestador de serviço, por exemplo, e essa precisa ser respeitada por todos os membros envolvidos no projeto.

Os acordos precisam ser documentados para que não exista desvio da conduta padrão pré-estabelecida. Especificidades como: as solicitações de compra precisam ser realizadas com até três dias de antecedência da necessidade da entrega do produto. Ou ainda, é vetada a compra de equipamentos para realização do projeto, visto que este será tocado em regime de comodato.

Estimar os Custos – é o processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto. Dessa forma o gestor poderá delegar, mas terá o respaldo que ninguém irá realizar nenhuma ação que incida em custos maiores, pois existe um caminho de processos desenhados para facilitar a comunicação, agilizar a tomada de decisão e diminuir os erros.

Logo, o Guia também orienta para a determinação de orçamento – este que é o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

Controlar os Custos – é o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base de custos. Com a instabilidade econômica vivida no cenário atual controlar os custos tem sido tarefa árdua, mas extremamente necessária. Não estamos nos tempos da inflação alta da década 80 que os preços mudavam subitamente do dia para noite, e nos forçava estocar produtos. Contudo é certo que mudanças no orçamento irão ser recorrentes e estas precisam ser verificadas e atualizadas para que não exista surpresa ao final do projeto.

Assim, não adianta entregar um projeto com custo menor que o estimado. Pois, isso não é sinônimo de sucesso, pelo contrário. Significa que uma quantia maior de dinheiro foi direcionada para um determinado projeto e ficou ali parada quando poderia gerar outros rendimentos para empresa.

Um planejamento adequado evitaria dinheiro mal investido e proporcionaria custos com melhor gerenciamento.

No próximo texto iremos tratar a gestão de aquisições, até lá!

Leia os outros textos da série aqui.

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Tercia Duarte

Graduada em Hotelaria, especialista em Marketing e em Letramento Informacional é Professora Universitária nos Cursos de Publicidade, Administração, Hotelaria &Turismo. Possui um Blog de publicação semanal da Revista Ludovica sobre comportamento na era digital. Mãe do Fernando desde 2009.

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