Você sabe diferenciar um projeto de uma atividade de rotina?  Caso tenha ciência de que basicamente é o fato de o primeiro ter data para começar e terminar, já a rotina é contínua. Parabéns! Está no caminho certo.

Agora caso não tenha sabido responder, guarde essa informação.

A gestão de projetos apresentada nesse texto é baseada no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) que está na sua 5º edição do Instituto americano Project Management Institute (PMI) existem guias de outros países, todavia este é o mais adotado.

O guia PMBOK® trata atualmente de dez áreas de conhecimento também chamadas de áreas de gestão e são elas: Integração, escopo, pessoas, custo, qualidade, aquisição, tempo, comunicação, riscos, steakeholders ou partes interessadas.

Ele é sempre atualizado, e todas essas áreas estão submetidas a cinco fases determinantes pelo ciclo de vida de um projeto, são elas: Planejamento, Iniciação, Execução, Monitoramento e controle (embora sejam dois termos monitoramento e controle representa uma fase) e encerramento.

É essencial expor sobre essa atualização constante do guia pautada nas demandas do mercado assim, cada área de gestão ou de conhecimento é criada e adaptada conforme as necessidades apresentadas pelo mercado.

A título de exemplo discute-se qualidade como uma das áreas de conhecimento, pois antes com os monopólios das grandes empresas o assunto não era visto como importante.

Mas a concorrência aumentou e a percepção de qualidade começou a ser questionada e, portanto indispensável para garantia de prestação de serviço e entrega de produtos dentro de parâmetros pré-estabelecidos.

Já a gestão de stekeholders ou partes interessadas está ligada a nova forma de gerir com o respaldo da tecnologia e da economia compartilhada, todos os envolvidos tem seu grau de importância no processo de construção de algo e tem voz ativa na tomada de decisão.

Neste sentido o profissional que busca se posicionar a frente e preza ter diferencial dos demais, precisa se inteirar do que será tratado aqui.

As áreas de conhecimento serão explanadas mais detalhadamente uma a cada texto, meu compromisso é evitar a leitura exaustiva, isso significa que falaremos de um assunto um tanto técnico, mas a pretensão é despertar o interesse e não torna-lo especialista em gestão de projetos.

Pois bem dito isso, é preciso falar sobre a área de conhecimento que trata o escopo de um projeto ela é responsável por determinar o que ele contempla ou não, especificar as características estabelecer premissas e restrições e apontar os possíveis riscos.

Lembra-se da máxima: o combinado não sai caro! Então ela é fundamental para garantia de sucesso e está embasada nas teorias da gestão de projetos.

Vamos aos cases:

Premissas – são exigências externas do projeto, por exemplo: A peça precisa ser apresentada em três formatos, a data limite para entrega é de cinco dias úteis ou ainda a campanha precisa ser aprovada por três diretores.

Restrições – são limitações internas responsáveis por comprometer ou limitar as entregas de um determinado projeto. Isto é, não possuir diretor de arte com competência adequada para o trabalho que foi aceito, ou ainda ter poucas pessoas na equipe com habilidade de produção para cumprir os prazos acordados.

Os riscos são o resultado da equação da responsabilidade assumida e da capacidade de execução de um projeto. Como dito teremos um texto só para tratar a área de gestão de riscos.

Desse modo, trazer a Gestão do escopo para o cotidiano do profissional de comunicação é conceber que desde uma grande campanha até uma única peça podem ser tratadas como projeto ou subprojeto.

Os publicitários e demais profissionais da área de comunicação precisam aprender a tratar seu trabalho como projetos, mas não a partir do conhecimento do senso comum e sim com base na Gestão propriamente dita de projetos, isso evita reclamações do tipo:

As pessoas não interferem no trabalho do engenheiro, tão pouco do marceneiro, mas vivem dando “pitaco” no trabalho dos publicitários.

“O cliente quando recebe meu orçamento usa o argumento do sobrinho que consegue fazer melhor.”

Essas afirmações são decorrentes do comportamento falho e amador perante os projetos, digo isso, pois é recorrente perceber a negociação de valores sem um respaldo técnico acerca do custo da produção de um determinado trabalho.

A chamada EAP Estrutura Analítica do Projeto que é um dos processos da gestão de escopo possibilita separar cada ação em micro ações para que seja possível calcular os recursos como tempo, dinheiro e esforço humano na execução de um trabalho.

Na prática é quando um designer aceita produzir três peças a mais que não estavam contempladas no acordo do escopo inicial do projeto. Essa postura irá impactar no resultado do cumprimento de outros prazos.

Quando o profissional constata o tempo gasto para realização de uma determinada atividade dificilmente assumirá outras demandas impossíveis de cumprir.

E por outro lado um dos motivos para o profissional aceitar é quando não consegue cumprir os critérios de qualidade ou ainda os prazos pré-estabelecidos, assim costuma fazer entregas fora do escopo para compensar os atrasos do projeto principal.

Quando compreendida a prestação de serviço é valorizada e deixa claro o motivo da cobrança de cada entrega. Logo, não cabem questionamentos por parte do contratante, pois o profissional tem ciência do que está fazendo é um posicionamento com respaldo na mensuração especifica.

A falta de experiência do brasileiro em trabalhar de forma “projetizada”:

Presente no mercado e nas universidades americanas desde á década de 60 a gestão de projetos, passou a ser tratada no Brasil só a partir do início do século XXI.

Resultado deste atraso é que boa parte dos profissionais formados em administração não tiveram a disciplina em suas grades e essa ainda não contempla os cursos específicos de comunicação.

Logo, empresas com estrutura organizacional funcional são predominantes no Brasil. Essa realidade reflete diretamente tanto na forma de tratar os contratos com as agências de publicidade como no posicionamento dos profissionais.

As organizações funcionais estão voltadas para formas de trabalhos hierarquizadas fato responsável por afastar a condução dos processos de modo horizontal.

A tendência mundial por conta da economia compartilhada bem como o tempo cada vez mais escasso, são alguns dos motivos que impulsionam o trabalho de forma “projetizada.”

Sobre projetos, participação em concorrência e o preço que se paga!

Participar de concorrência é fazer um projeto para apresentar a uma determinada empresa contratante que poderá ou não aceitá-lo em detrimento da escolha de outra empresa participante no mesmo processo que a sua pela disputa de um trabalho ou conta.

E qual o preço pago para realizar o trabalho do profissional da área de comunicação? Para qual lugar destinar as peças, textos, projetos e campanhas descartadas?

Todo projeto tem um custo. Para executar algo o profissional precisou abrir mão de outra demanda lucrativa, se escolhe arriscar, é importante saber do processo criativo somado a frustração da possível não aceitação de um trabalho que está pronto.

É trabalhar de graça. É assumir um risco que não é seu!

Enquanto as pessoas não tomarem posse da capacidade de raciocinar está que é responsável por diferenciá-las dos demais animais do planeta. O mercado será injusto e terá sempre os explorados.

Posicionamento, casa de ferreiro espeto de pau:

Todos somos gestores de projetos, os empregos da forma como conhecemos muitas vezes apoiados em empresas paternalistas dão cada vez mais sinal de escassez. A empregabilidade pautada em nossas competências de entregas e cumprimento das demandas que nos são postas é mais do que nunca o caminho para garantia de renda no mercado.

Os profissionais de comunicação detentores desse conhecimento trabalham para fortalecer grandes marcas, aproximam os clientes e dedicam toda criatividade para surpreender diferentes públicos alvos.

Chegou o momento de construir esse posicionamento para própria vida profissional, saber qual lugar ocupar, qual tipo de cliente está disposto a atender, e possivelmente o mais importante qual a qualidade do produto/serviço está pronto (preparado) para entregar.

Sucesso em gestão de projetos não significa terminar antes do prazo, tão pouco gastar menos do orçamento previsto, pelo contrário o sucesso está atrelado a seguir o planejamento de tal forma que os recursos alocados sejam devidamente usados.

Portanto, tenhamos planejamento e visão de futuro para evitar desperdícios. No próximo texto falaremos sobre a gestão da integração.

Leia os outros textos da série aqui.

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Tercia Duarte

Graduada em Hotelaria, especialista em Marketing e em Letramento Informacional é Professora Universitária nos Cursos de Publicidade, Administração, Hotelaria &Turismo. Possui um Blog de publicação semanal da Revista Ludovica sobre comportamento na era digital. Mãe do Fernando desde 2009.