Quando se fala em gestão de processos é natural ter na ponta da língua o nome de ferramentas como SIPOC, DMAIC, VSM e FEMEA. Tão natural quanto as vezes em que os processos são redesenhados sob essas ferramentas.

A questão é, se as ferramentas são tão boas e usadas largamente, por que há retrabalhos para fazer a gestão de processos? A resposta é bem simples, falta conhecimento sobre o próprio processo. Às vezes se foca tanto no uso do meio que se esquece de pensar no que se quer fazer a gestão. Os motivos são vários, mas quero focar em um em particular, a falta de conhecer a fundo o próprio processo.

Só dar treinamentos não é o suficiente para conhecê-lo, saber coisas básicas, como o valor proposto, por exemplo, é fundamental.  Saber o seu papel na organização é para lá de necessário!

Uma maneira a qual eu vejo como uma eficaz solução para este problema é enxergar o que você faz como o seu negócio dentro da empresa, atuar de forma intra empreendedora. Para isso, um plano de negócio cai mais do que bem! A ferramenta Canvas pode ajudar nesse sentido.

Usada para montar planos de negócios, ela permite que fique bem claro os seguintes fatores:

1- Parceiros-chaves: defina quem são seus parceiros, fornecedores internos e externos, de peças, serviços ou documentos;

2- Atividades-chaves: defina quais as suas atividades principais do seu processo;

3- Recursos-chaves: defina quais recursos são necessários para o processo, hardwares, softwares, ferramentas, pessoas;

4- Custo: talvez um dos mais difíceis de se definir. Aqui são contabilizados gastos com hora/homem, gastos com softwares, hardwares ou ferramentas, tanto para incrementos como para manter o processo rodando;

5- Valor proposto: pense, por que a organização deve manter ou por para rodar o seu processo? O que ele traz de vantagem competitiva ou para a manutenção da saúde da empresa?

6- Clientes: a quem o processo atende? Um cliente interno ou externo? Defina o segmento, sendo externo, ou a área, sendo interno. Vale uma boa reflexão nesta hora!

7- Relacionamento: como seu processo se relaciona com seu cliente, interno ou externo? Um SAC? Visitas? Como vocês se comunicam?

8- Canais: quais os meios para esse relacionamento acontecer? Internet? Intranet? Jornal mural? E-mail? Pessoalmente?

9- Encaixe: qual o retorno que seu processo dá à organização? Lucros? Capital intelectual? Esse, sem dúvida, junto com o custo, a parte mais difícil a ser definida!

Pronto, nove itens que farão de sua gestão de processos bastante eficaz e com um índice de retrabalho muito mais baixo.

É importante visitar o seu plano de negócio de processo frequentemente para atualizá-lo, afinal sempre há novas tecnologias disponíveis,  mudanças no mercado etc.

No próximo post falarei mais sobre como tornar a sua gestão de processos mais eficaz. Até lá!

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Marcelo Oliveira

Jornalista e entusiasta da Gestão do Conhecimento e Inovação. Focal Point de inovação na EMBRAER, coordenando atividades de captação de ideias e ministrando treinamentos de Inteligência Coletiva/Inovação Incremental e de introdução a ferramentas de captação de ideias, para fomentar a cultura de Inovação. Freelancer em comunicação e marketing na H2M Comunicação & Marketing. Acredita que a cultura da inovação abre portas, as quais podem mudar não só processos, produtos e serviços, mas principalmente a visão de mundo das pessoas!