Recentemente, estava analisando alguns pontos importantes sobre gestão de pessoas, onde alguns detalhes passam despercebidos e a real importância dessas ações acabam por ser desperdiçadas. Quem aqui já não participou de uma reunião que estava repleta de boas intenções, parecia indicar novas atitudes, novas ideias, diversas contribuições e conversas paralelas empolgadas, focadas no tema – todas com real intenção de ajudar?

O fato é que em dado momento das reuniões, os temas parecem se desconectar, as intenções passam a ser diferentes, nem todos se entendem mais, fica mais clara a intenção de fazer alguma coisa, mas depois. Esse momento da reunião torna claro o real motivo dela: marcar uma próxima reunião para, talvez, definir o objetivo da próxima reunião que será marcada, essa sim, importante para definir a pauta.

A simplicidade está longe dessas reuniões. As ideias geralmente são constantemente “matadoras”, sem exceção resolverão todos os problemas daquele grupo. Porém, alguns componentes não vão concordar (claro que não!), algumas pessoas ficarão com receio de discordar no momento e, simplesmente não comparecerão no próximo encontro.

Para esses casos, detalhes simples precisam estar presentes para que tudo corra bem, para que todos se entendam, para que os interessados permaneçam “ligados”, para os objetivos (sim, tem que ter alguns!) sejam alcançados. Vamos a eles, os detalhes:

Um objetivo claro

Reunião sem objetivo não tem fim. É o primeiro passo para ter várias outras marcadas e, talvez, nenhum problema resolvido. Parta de um problema, busque simplificá-lo. Procure uma relevância comum com todos os envolvidos, assim, todos terão comprometimento. Objetivos cumpridos geram mais engajamento. Motiva o grupo a pensar cada vez mais. Mais relevante ainda é que o objetivo possa gerar ações paralelas totalmente ligadas a eles, podemos chamá-los de objetivos complementares – ou específicos. Isso vai estar pronto também se o objetivo principal por concluído.

As pessoas certas

Cada pessoa tem um perfil de comportamento, algumas são mais retraídas, mas planejam mais, outras são mais extrovertidas, em contrapartida fazem os outros pensarem. Algumas pessoas tem o espírito prático: querem agir. O segredo é montar equipes que se complementem. Ideia, planejamento, ação, comunicação. Simples assim. Não é necessário ter vários líderes, é preciso ter boas equipes que, juntas, possam realizar. O segredo é realizar. Afinal, temos um objetivo claro, portanto, chegar nele é vital.

O controle e o prazo

Uma reunião demanda conectar pessoas com o mesmo propósito. Realizar as tarefas, juntar tudo e atingir uma meta. Essa meta faz com que todos os envolvidos fiquem satisfeitos. Uma nova ação só começa quando tudo estiver alinhado, controlado, dentro dos prazos (para que não sejam acumuladas tarefas). Até mesmo a geração Millenium se atrapalha com mais do que três coisas ao mesmo tempo. O segredo é sair da reunião com nomes, ações e tempo. Acordado o tempo, controle acionado.

Todo mundo pode chegar à meta dentro do prazo? Todos concordam? Pronto. Não é mais necessário marcar outra reunião, agora podemos sentar, tomar um café ou almoçar juntos, mas prontos para planejar outra ação, com outro objetivo e, quem sabe, com uma equipe mais forte ainda.

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Jonatan Fortes

Consultor Empresarial
Consultor empresarial, Diretor de Marketing da Fonte de Talentos (RS). Mestrando em Desenvolvimento Regional, onde busca conhecimentos visando aplicar na geração de talentos. Acredita no poder da comunicação e atua na promoção e desenvolvimento de empresas e talentos para o crescimento coletivo.

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