Gerenciar seu tempo pode parecer fácil, mas, na prática, envolve muito mais obstáculos do que se imagina. O tempo é cada vez mais curto e é preciso ter foco e planejamento para dar conta de todas as atividades a serem realizadas. A todo o momento, fatores externos impedem a concentração no trabalho, sendo ainda pior quando surge alguma emergência, uma vez que seu tempo não foi dividido para tal necessidade. Por isso, confira agora algumas dicas simples de como produzir mais e gerenciar melhor o seu tempo no dia a dia de trabalho. Boa leitura!

Tenha organização

Procure ser organizado em tudo que fizer, seja no computador ou com arquivos impressos. Tenha planilhas com as informações mais importantes que precisa durante o dia a dia e otimize o espaço do seu escritório. Ordene os seus objetos e gavetas e tente manter tudo sempre em ordem, desde as anotações de recados até o desktop do seu computador.

Estabeleça um planejamento antecipado

A criação de uma rotina e um plano de tarefas diárias favorecem a produtividade do seu trabalho. Tente organizar a sua agenda semanalmente, anotando os principais compromissos e reuniões. Estar preparado para os eventos e responsabilidades do dia otimiza o seu trabalho e faz com que você organize o seu tempo para determinadas tarefas, não ficando desesperado para dar conta de todas as atividades.

Divida as tarefas por demandas

Separe as suas atividades como urgente, importante e circunstancial. A tarefa urgente é aquela que já era para ter sido realizada ou o tempo está muito curto para finalizá-la. Geralmente, não pode ser prevista. A atividade importante é significativa e existe um tempo hábil para ser realizada. Já a circunstancial você tem um tempo melhor para executá-la e ela não possui tanta importância no momento. Lembre-se de que o trabalho constante garante que tarefas importantes não se tornem urgentes e você consegue um tempo maior para resolver aquelas que não pode prever.

Evite a procrastinação

Para gerir o tempo, adiar tarefas é algo que vai prejudicar o seu trabalho no futuro. Com o advento da internet, notícias terão de ser vistas e redes sociais acessadas, sempre que achar que está sobrando tempo. Não esquecendo do cafezinho e das conversas nos corredores. Porém há formas de evitar esse tipo de situação. Crie um tempo livre para  o acesso à internet fora do horário de alguma atividade. Utilize um “shutdown” – que é um termo em que se deve desligar de tudo e focar unicamente na atividade que está realizando – e monitore o tempo que está levando para finalizar essa tarefa.

Use a tecnologia a seu favor

Utilize aplicativos para facilitar a gestão do seu tempo e te ajudar a organizar as suas tarefas. Apps famosos como o Evernote e o Google Agenda, são excelentes programas para facilitar a execução do trabalho diário e evitar possíveis erros, esquecimentos e enganos. Vale a pena ter esse gerenciamento, uma vez que todos os compromissos poderão ser acessados através do seu celular.

Colocar em prática essas dicas fará o seu trabalho mais eficiente, organizado e com uma maior produção. Com uma boa administração das suas tarefas sobrará tempo para descansar e estar com a família e amigos. Sendo assim, crie prioridades, planeje e faça o seu tempo ser mais produtivo!

E você, conhece mais alguma dica para gerenciar melhor o seu tempo? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências aqui com a gente!

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Publicitária, trabalha com assessoria e gestão da imagem de marcas, produtos e pessoas em Tati Fanti - Gestão da Imagem. É também colunista nos portais MMA Premium e Bjj Girls Mag. Acredita no poder das pessoas e na arte da comunicação como ferramenta de transformação.