Quando o assunto é tempo, qualquer profissional ou empreendedor diria que precisa de um dia com 48 horas. Isso se tornou até clichê – apesar de parecer verdade em alguns casos – e é utilizado por todas as áreas e funções. Se analisarmos com um olhar mais crítico veremos que o problema não está na quantidade de horas que o nosso dia tem, e sim no modo como gerenciamos esse tempo e as atividades desenvolvidas nele. Para aumentar a produtividade e melhorar o gerenciamento do seu tempo separamos algumas dicas importantes, vamos lá?

1 – Planejamento

Por mais primário que seja, o planejamento adequado das suas tarefas é a parte mais importante do seu dia. Existem alguns métodos de se organizar e planejar as atividades. Eu gosto de utilizar a agenda semanal, nela você vai colocar suas atividades e suas tarefas (atividades tem hora marcada como uma reunião às 14h e as tarefas podem ser feitas a qualquer horário). Coloque todas as atividades e tarefas daquela semana em uma lista e vá inserindo aos poucos nos dias da semana, deixe as tarefas de menor urgência para o fim, assim podemos incluí-las nos dias mais livres. Não deixe de colocar nada, se quiser pode utilizar essa agenda como profissional e pessoal, assim suas atividades estarão em um único lugar, ou se preferir pode deixar só como profissional.

2 – Foco

É aqui que a maioria das pessoas se perde. Vemos muitas vezes o planejamento sendo feito e a agenda aberta em cima da mesa, mas as tarefas não são feitas na ordem definida, atividades importantes dando lugar para Facebook, Twitter e outras coisas que tiram completamente o foco.Podemos incluir o e-mail de trabalho aqui também, mesmo que precise trabalhar com ele defina horários para abri-lo e responder as mensagens, mas não trabalhe com ele aberto. Outra maneira de perder o foco é fazendo duas tarefas ao mesmo tempo, na intenção de “adiantar” a atividade acabamos fazendo em paralelo com outra. E o que acontece? Não faz nenhuma das duas e ainda perde mais tempo. Tenha foco no planejamento que foi feito e seja fiel a ele, se for preciso faça modificações ou alterações, mas sempre deixe registrado no planejamento ou agenda, assim não perdemos o controle.

3 – Utilize a tecnologia a seu favor

A velha agenda de papel ainda é uma ferramenta muito utilizada. Alguns preferem softwares de gestão de atividades com aplicativos mobile e online, enquanto outros preferem a integração do online e do offline utilizando a agenda de papel e passando algumas tarefas para aplicativos ou simplesmente para a agenda do celular, onde podemos agendar e deixar lembretes (eu sou um desses que usa agenda impressa e aplicativos).

Independente de qual ferramenta ou metodologia iremos utilizar, é importante definir qual será e seguir a risca suas funcionalidades para melhorar ainda mais nosso desempenho. Como dica, posso deixar o Neotríad, uma plataforma online que permite incluir sua agenda e acompanhar as tarefas e atividades, separando por papéis que exerce e muitas outras funções. Muitas pessoas, inclusive eu, utilizam o Evernote, ele possui algumas funções bem legais como o compartilhamento de arquivos, além de ser online e facilitar o acesso. Para quem não tem tanto acesso e facilidade em se adaptar à essas ferramentas, indico a agenda do Gmail, nela você consegue inserir suas atividades e ainda pode acessar do seu celular, tablet ou PC, existe também a possibilidade de criar mais de uma agenda podendo separar o pessoal do profissional.

Mesmo com todas essas ferramentas e dicas, o mais importante é o comprometimento e a execução do planejado, assim além de finalizar todas atividades ainda teremos tempo para criar novos projetos e melhorar os existentes.

 

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Thiago Maia

Formado em Marketing, atua na área comercial há mais de 7 anos, atualmente no setor de Franchising. Apaixonado por comunicação e entusiasta de vendas. Pró-ativo, curioso e muito teimoso. Acredita no poder das marcas e acima de tudo no poder das pessoas.

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