Não é difícil encontrar empresas que inovaram e modernizaram todas as rotinas de seus departamentos. Entretanto, ainda há uma enorme dificuldade na hora de modernizar uma das práticas mais cruciais dentro de uma empresa: a reunião de trabalho.

Vamos imaginar a seguinte situação: você tem apenas uma hora para resolver os conflitos de demanda que apareceram durante a semana e precisa envolver toda a sua equipe na resolução das questões que emergiram. Aquele momento que você está arquitetando desde a noite anterior está prestes a se materializar- a sua reunião de equipe. No entanto, há um problema, você sabe que o formato de conferência que você vem adotando já não atende às suas expectativas. O que fazer? Inove!

Estabeleça uma cultura de reconhecimento. Aproveite a oportunidade para evidenciar as boas práticas dos membros da sua equipe. Assim estará reconfirmando e formalizando a importância de cada um de seus colaboradores dentro das rotinas da instituição, criar uma identidade de prosperidade para sua equipe encoraja a participação de todos na resolução dos problemas apresentados durante a reunião.

Além da tradicional ata, introduza a ideia de anotações por meio de desenhos e representações visuais diferenciadas. Esboçar diagramas, desenhos aleatórios e rabiscos muitas vezes traduzem de uma forma mais pessoal e memorável as ideias que surgem ao longo do encontro. Desenhar ajuda a relaxar e a desenvolver a percepção, criatividade, o autoconhecimento e a capacidade de expressão. Crie a sua galeria de arte de atas.

Prepare uma lista das atividades que você pretende executar durante a sua reunião e sugira que sua equipe vote a ordem a ser seguida, organizando-as em uma sequência da mais alta prioridade para a menor prioridade. Esta prática ajuda a estabelecer a unidade de pensamento e maior envolvimento entre as pessoas com capacidades e habilidades diferentes.

Apresente o formato de stand up meetings, ou reuniões em que todos ficam de pé. Além de ser uma maneira muito eficiente de otimizar o tempo de reunião, é também uma maneira de estimular a percepção da comunicação não verbal. Em stand-up meetings é muito comum que haja um maior foco no que está sendo discutido por se assemelharem ao formato de pitchs, uma forma clara e objetiva de se dizer a que veio.

Reuniões periódicas sobre o progresso de um departamento são especialmente importantes em um ambiente com uma grande variedade de projetos e encontrar maneiras mais efetivas, eficientes e pontuais para envolver a sua equipe dependerá, em grande parte, da sua capacidade de inovar. Então, na sua próxima reunião faça algo diferente: inove, surpreenda, cative!

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Giselle Santos

Coordenadora Acadêmica at Cultura Inglesa - RJ/DF/GO/RS
Formada em Marketing, pós-graduanda em Gestão Estratégica de Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual. Atua como Coordenadora Acadêmica na Cultura Inglesa RJ/DF/GO/RS e é membro do Painel de Especialistas em Inovação do Horizon Report K12 2014. Geek assumida,curiosa por natureza e investigadora de tendências e tecnologias disruptivas. Acredita que para ser feliz é preciso hackear a vida e não se acomodar! Mãe e avó de cachorro e inventora aos finais de semana.