É constante ver como a gerência de tempo e atividades tornam-se uma grande guerra dentro das empresas, e por conta disso, resolvi apresentar algumas das metodologias que costumo usar no meu cotidiano.

Teoria da Conformidade

Antes de adentrarmos nas metodologias em si, é preciso apresentar um conceito denominado “Teoria da Conformidade”, esta teoria foi criada pelo psicólogo Solomon Asch e também é conhecida como “A unanimidade burra de Solomon Asch”. Nela Asch comprova que um indivíduo pode abandonar sua concepção de certo por influência do grupo em que está inserido e aceitar os conceitos do grupo, buscando assim entrar em conformidade com o meio ambiente. Por conta dessa teoria, há a utilização de post-its durante reuniões, brainstorms, discussões de pautas, etc. Veja os vídeos dos experimentos de Asch.

Transportando este conceito para a realidade empresarial, podemos dizer que dentro de uma reunião de planejamento, onde todos estão seguindo para um determinado ponto, e um único indivíduo percebe que existe um problema na decisão que esta prestes a ser tomada, ele pode guardar sua opinião para ele, apenas para estar em conformidade com o ambiente, e pode colocar muito dinheiro, tempo e energia da empresa numa decisão equivocada.

Kanban

A primeira metodologia que iremos passar: o sistema Kanban. Este sistema foi desenvolvido pela Toyota após a segunda guerra mundial, e vinha para suprir a falta de recursos necessários para a produção em série desenvolvida por Henry Ford. Criado em primeira instância para processos de produção de bens, foi muito bem adaptado para a gerência de processos criativos, auxiliando principalmente na visualização geral dos processos em espera, finalizados e o que estão sendo desenvolvidos, além de auxiliar o profissional a manter o foco e a prioridade das tarefas que estão em stand by. Outro grande benefício do sistema Kanban, é poder visualizar se existem funis dentro da empresa que estão atrapalhando os resultados do time.

Acima podemos conferir uma estrutura básica de um Kanban, nele vemos as colunas: Espera (trabalhos que ainda não foram iniciados), Andamento (trabalhos em execução) e Finalizados (Trabalhos que já foram completados). Em cada coluna temos diversos “post-its” de três cores diferentes: Amarelo: tarefa de baixa prioridade; Laranja: tarefa de média prioridade; Vermelho: tarefa de alta prioridade.

De acordo com a característica de cada serviço ou equipe, novas colunas podem ser acopladas ao quadro, como por exemplo, uma coluna “Stand By” ou “Em aprovação”, que seria onde a tarefa seria colocada a espera de aprovação ou matéria-prima por exemplo.
É importante aprender também a analisar o desenho que seu Kanban vai formar durante o tempo, como por exemplo, é humanamente impossível que um integrante do time esteja com duas tarefas em execução, uma está parada nesse momento, e deveria estar com seu respectivo post-it na coluna de “Stand By”, assim como muitas tarefas em “Stand By” e poucas em “Finalizadas”, demonstra que existe um problema no time e você deve analisar o que esta causando este gargalo e como resolvê-lo da forma que gere a menor probabilidade de que ele volte a comprometer o andamento da equipe.

Pomodoro

Outra metodologia que aumenta demais a produtividade da equipe é o sistema de Pomodoro. Nele se trabalha evitando a dispersão do time, separando o tempo necessário para que a mente possa se dispersar do tempo em que ela necessita de concentração. O sistema defende que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental, além de provocar um sistema provocador de ansiedade.
Para iniciar os trabalhos com o Pomodoro é necessário que se definam as tarefas que devem ser executadas durante o dia, elencando-as em post-its fixados no Kanban, depois disso você pode acessar o Tomato Timer, um relógio web que gerenciará o tempo do seu sistema.

Nessa metodologia, o colaborador irá trabalhar em ciclos de 25 minutos com total foco na tarefa, sem conversas paralelas ou visitas as redes sociais, após estes períodos ele fará uma pausa curta de 5 minutos, onde tem total liberdade! Após quatro ciclos (chamados Pomodoros) é realizada uma pausa longa de 30 minutos.

No próximo post tratemos alguns exemplos para gerenciar reuniões de time, aguardo vocês lá! Muito sucesso e um grande abraço!

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