Acredito que uma das grandes dificuldades enfrentadas (principalmente) entre os jovens no mercado de trabalho seja a difícil tarefa de administrar o tempo. Ainda mais no mundo mercadológico, onde a inspiração é um dos principais recursos (e ferramentas) de trabalho.

Algumas características da geração Y, como ansiedade e distração, assumem parte da responsabilidade pelo desespero em não conseguir fazer bom uso do tempo durante o dia.

Igor Ovsyannykov, em um artigo para a Inspirationfeed, pontuou 8 maneiras muito úteis de administrar melhor o tempo no trabalho. Irei reescrevê-las aqui aliadas com um pouquinho do que sinto e passo (com toda essa dificuldade de administração do tempo):

Prioridades

Não deixe que as tarefas menores atrapalhem as maiores. Foque sua atenção no que é mais importante no momento! Claro que tudo é uma questão de equilíbrio, mas deixar-se desviar a atenção a todo momento com problemas menores pode minar um trabalho mais urgente ou importante.

Plano Produtivo

Já percebeu a oscilação do seu ânimo e motivação durante o dia? Algumas pessoas trabalham melhor a tarde; outras estão com as energias a mil logo pela manhã, por exemplo. Tente definir qual é o melhor horário (ou período) produtivo do seu dia. Que tal colocar as “prioridades” para esse horário? Assim, as tarefas mais simples podem ser resolvidas com mais tranquilidade e menos estresse.

Procrastinação

Enfrente as coisas de frente! Adiar serviços levando em conta o prazo pode ser um dos maiores erros que possa cometer. Se você  tem um prazo de seis horas, mas sabe que pode terminar em quatro, utilize esse “tempo a mais” para revisões, testes (quando possível) ou até para tentar chegar à uma solução melhor. Além disso, a pressão para o resto do dia irá diminuir e seu rendimento com certeza aumentar.

E-mails e Telefonemas

Obviamente nem sempre temos o controle de opção em responder, ou não, e-mails e telefonemas. Mas tentar determinar horários para a resposta deles, avisando e até reeducando clientes e colegas de trabalhos, pode ser uma boa alternativa para que você mantenha a concentração no que está fazendo, não desviando o foco do seu objetivo principal no momento.

Delegue funções e tarefas

Se há a possibilidade de delegar tarefas a outros funcionários, não tenha medo de passar algo a alguém com o receio de que a tarefa não seja cumprida ou que não sairá exatamente como gostaria. Essa é uma dificuldade enfrentada principalmente por proprietários que veem suas empresas crescerem. Lembre-se que você não pode fazer tudo sozinho e que para o desenvolvimento de qualquer empresa, é preciso encontrar o momento certo para delegar tarefas, não concentrando diversas funções em uma pessoa só.

Organize sua área de trabalho

A desorganização pode refletir diretamente em seu trabalho. Dê uma olhada em sua volta. Se seu espaço está repleto de papéis e post-it, é hora de se organizar para que nada fuja de controle ou seja esquecido. Um bom exercício é tentar reorganizar tudo isso de uma forma on-line (cronogramas, planejamento semanal ou descrição de trabalhos).

Encontre tempo para si mesmo

Mesmo o mais organizado funcionário pode sofrer com um bombardeio de interrupções de colegas de trabalho ou até mesmo do chefe com solicitações e perguntas. Quando precisar se concentrar, deixe claro que precisa de um tempo para pensar, e para que evitem chamá-lo. Para quem trabalha com planejamento ou criação, por exemplo,  sabe que este tempo para si é muito importante no processo criativo.

Mantenha notas

Anote tudo que você precisa fazer durante o dia e vá realizando de acordo com prioridades. Se você fazer isso pela manhã irá conseguir aproveitar muito mais seu dia, principalmente por não tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Listar o status de cada nota também é uma boa maneira de “não se perder”. Mas lembre-se, mantenha sempre o equilibrio. Muitas anotações e papeis em sua mesa (como citado acima), podem fazê-lo se perder ainda mais.

Adapte cada dica a sua realidade e boa sorte! Administrar o seu tempo pode aumentar e melhorar sua produtividade.

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Acredita que somente pessoas são fator de mudança. Fundador e Gestor do Ideia de Marketing, é consultor em marketing e branding.